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流动人员人事档案办事指南

2024-05-31    人气:827

一、政策依据

1.中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门关于印发《流动人员人事档案管理服务规定的通知》(人社部发〔2021112号);

2.中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》(人社部发〔201490号);

3.《人力资源社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》(人社厅发〔201675号);

4.人力资源社会保障部办公厅关于加快推进流动人员人事档案信息化建设的指导意见的通知(人社厅发〔2018102号)。

二、档案接收

(一)流动人员人事档案范围

1.非公有制经济组织和社会组织聘用人员的人事档案;

2.辞职辞退、解除(终止)聘用(劳动)合同、取消录(聘)用、被开除等与用人单位解除或终止人事(劳动)关系的未就业的原机关公务员、国有企事业单位的管理人员和专业技术人员、军队文职人员的人事档案;

3.未就业的高校毕业生及中专毕业生的人事档案;

4.自费出国(境)留学的高校毕业生及其他因私出国(境)人员的人事档案;

5.外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;

6.自由职业或灵活就业人员的人事档案;

7.其他流动人员的人事档案。

(二)申请条件

符合下列条件之一,属流动人员人事档案范围的人员,可申请将档案调入我办。

1.番禺区户籍人员;

2.现工作单位在番禺区且已参加番禺区社会保险的人员。

(三)申请材料

1.番禺区户籍人员:本人有效身份证件原件、户口本原件;

2.工作单位在番禺区的人员:本人有效身份证件原件、劳动合同或在职证明原件(本区社保缴费情况证明)。

(四)办理流程

个人或单位网页登录“广东省流动人员人事档案管理服务信息系统”(网址:https://ggfw.hrss.gd.gov.cn/rsdabzh/#/)→选择“档案接收”→按要求上传申请资料扫描件(番禺区户籍人员上传户口本;工作单位在番禺区的人员上传劳动合同或在职证明或社保证明)→填写申报信息→提交审核→系统审核→审核通过→系统自动生成调档函(申请人在线下载调档函)→申请人凭调档函向原档案保管单位申请档案转出→原档案保管单位通过机要或专人将档案转递我单位(严禁个人自带档案)→工作人员审核档案→符合要求的,档案登记入库(如档案缺少关键材料,申请人需下载填写“告知承诺书”(样板下载)并EMS邮寄到我办,快递单备注栏需注明“本人姓名+告知承诺书”)。审核不通过的,将档案退回原档案保管单位。材料审核不通过→附上退档告知书。


(五)注意事项

1.申请开具调档函前请自行查询当前档案存放机构全称(必须具有档案保管资质)、收档方式、收档详细地址、对方单位经办人及联系电话;

2.原档案保管单位应严密包封档案,档案必须附有档案转递通知单、档案目录清单(必须有单位盖章),并通过机要通信、专人送取或邮政特快专递等给据邮件方式进行;如有人事档案管理权的单位人事专人送档,人事专员需提供有关档案管理权限的证明材料、《介绍信》(介绍信需指定专人送档)、工作证、严密包封的人事档案(档案内需有单位盖章的转递通知单和目录清单),严禁本人自带档案转递;到档后,经查核若不符合存档要求的,我办将退回原档案管理单位;

3.若档案从原工作单位调入的,人事档案应有辞职辞退、取消录(聘)用或开除、解除、终止劳动(聘用)关系的证明材料,以及《存档人档案转递同意书》(样板下载)。

三、档案转出

(一)申请条件

人事档案已在我办保管,申请将人事档案转递至有人事档案管理权限的接收单位。

(二)申请材料

1.本人有效身份证件原件;

2.具有人事档案管理权的接收单位开具的调档函。

(三)办理流程

个人或单位网页登录“广东省流动人员人事档案管理服务信息系统”(网址:https://ggfw.hrss.gd.gov.cn/rsdabzh/#/)→选择档案转出→选择原档案保管单位(如系统无法选择请联系我办020-84647218)→上传调档函扫描件→按要求填写申报信息,提交审核(区内转移的,由于区内无法机要,“寄送方式”请选择“单位人事专人自提”,并上传单位出具的“提档介绍信”扫描件)→审核通过后,工作人员整理并密封档案→档案通过机要通道、邮政特快专递或单位预约提取→接收单位收到档案,将档案转递通知单回执寄回我办。审核不通过→注明不通过原因。


(四)注意事项

1.档案转出时,必须提供具有人事档案保管权限的接收单位开具的调档函,调档函件应注明受函单位、转递方式、具体通信地址、联系人、联系电话等信息;

2.档案转出手续非特殊情况需本人亲自办理。特殊情况本人委托原工作单位办理的,须提供本人签名的委托书(样板下载)、本人身份证复印件及代办人身份证原件。

3.我办通过机要或邮政专递方式转递档案;如有人事档案管理权的单位人事专人提档,人事专员需提供有关档案管理权限的证明文件、《介绍信》(介绍信需指定专人送档)、工作证办理转档手续,严禁个人自带档案转递;

4.接收单位收到档案后,应将档案转递通知单回执寄回我办。

四、档案材料的收集、鉴别和归档

(一)申请条件

人事档案已在我办保管,申请将符合归档规定的材料放入个人人事档案。

(二)申请材料

1.个人办理:本人有效身份证件、归档范围的档案材料原件。

2.单位人事专人办理:有人事档案保管权的单位出具《介绍信》(介绍信需指定专人递交档案材料)、工作证、归档范围的档案材料原件。(批量归档时需提供材料清单)

(三)办理流程

个人或单位登录“广东省流动人员人事档案管理服务信息系统”(网址:https://ggfw.hrss.gd.gov.cn/rsdabzh/#/)→选择档案材料的收集、鉴别和归档→按要求填写申报信息,并提交审核→审核通过后,申请人按要求寄出归档材料原件(邮寄单据须备注本人姓名)→工作人员收集、鉴别存档材料→符合要求的,存档材料归入个人人事档案。审核不通过→注明不通过原因。