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流动人员人事档案办事指南

一、政策依据

1.中共中央组织部、人力资源社会保障部、财政部、国家邮政局、国家档案局等五部门关于印发流动人员人事档案管理服务规定的通知》(人社部发〔2021〕112号);

2.中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》(人社部发〔2014〕90号);

3.《人力资源社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》(人社厅发〔2016〕75号);

4.人力资源社会保障部办公厅关于加快推进流动人员人事档案信息化建设的指导意见的通知(人社厅发〔2018〕102号)。 

二、流动人员人事档案范围

1.非公有制经济组织和社会组织聘用人员的人事档案;

2.辞职辞退、解除(终止)聘用(劳动)合同、取消录(聘)用、被开除等与用人单位解除或终止人事(劳动)关系的未就业的原机关公务员、国有企事业单位的管理人员和专业技术人员、军队文职人员的人事档案;

3.未就业的高校毕业生及中专毕业生的人事档案;

4.自费出国(境)留学的高校毕业生及其他因私出国(境)人员的人事档案;

5.外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;

6.自由职业或灵活就业人员的人事档案;

7.其他流动人员的人事档案。

三、流动人员人事档案公共服务内容

1.档案的接收、转递;

2.档案材料的收集、鉴别和归档;

3.档案的整理和保管;

4.为符合相关规定的单位提供档案查(借)阅服务;

5.依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明材料;

6.为相关单位提供入党、参军、录(聘)用、出国(境)等政审考察服务;

7.党员组织关系的接转等。

四、流动人员人事档案服务流程

(一)档案接收

1.申请条件:符合下列条件之一,属流动人员人事档案范围的人员,可申请将档案调入我办。

(1)番禺区户籍人员;

(2)现工作单位在番禺区的人员。

2.申请材料

(1)番禺区户籍人员:身份证(或社保卡)、户口本;

(2)工作单位在番禺区的人员:身份证(或社保卡)、劳动合同或在职证明。

3.办理流程

(1)网上办理:登录广东省流动人员人事档案管理服务信息系统→选择档案接收→按要求上传申请资料扫描件(番禺区户籍人员上传户口本;工作单位在番禺区的人员上传劳动合同或在职证明)→填写申报信息→提交审核→系统审核→审核通过→系统自动生成调档函(申请人可在线下载调档函或工作人员通过EMS快递寄出调档函)→申请人凭调档函向原档案保管单位申请档案转出→原档案保管单位通过机要或专人将档案转递我单位(严禁个人自带档案)→工作人员审核档案→符合要求的,档案登记入库(如档案缺少关键材料,申请人需下载填写告知承诺书并邮寄我办,EMS快递单需备注“告知承诺书”)。审核不通过的,将档案退回原档案保管单位。材料审核不通过→注明不通过原因。

(2)线下办理:取号→提交申请材料→审核通过→工作人员开具调档函→申请人凭调档函向原档案保管单位申请档案转出→原档案保管单位将档案通过机要或专人转递至我办(严禁个人自带档案)→工作人员审核档案→审核通过,档案登记入库(如档案缺少关键材料,申请人需下载填写告知承诺书并邮寄到我办)。审核不通过的,将档案退回原档案保管单位。材料审核不通过→当场告知不通过原因。

4.注意事项

(1)申请开具调档函前请自行查询当前档案存放机构全称(须具有档案保管资质)、机要通信地址;

(2)原档案保管单位应严密包封档案,档案内需有档案转递通知单、档案目录清单,并通过机要通信方式转递档案;如有人事档案管理权的单位人事专人送档,人事专员需提供有关档案管理权限的证明材料、《介绍信》(介绍信需指定专人送档)、工作证、严密包封的人事档案(档案内需有转递通知单和目录清单)。严禁个人自带档案转递;

(3)人事档案是国家的机密材料,务必保持其保密性和完整性,不符合存档要求的,我办将退回原档案管理单位;

(4)若档案从原工作单位调入的,人事档案应有辞职辞退、取消录(聘)用或开除、解除、终止劳动(聘用)关系的证明材料;

(5)档案接收手续非特殊情况需本人亲自办理。特殊情况本人未能前来窗口的,须委托他人办理,并请提供本人签名的委托书、本人及受委托人居民身份证。

(二)档案转出

1.申请条件

人事档案已在我办保管,申请将人事档案转递至有人事档案管理权限的接收单位。

2.申请材料

(1)本人有效身份证(或社保卡);

(2)具有人事档案管理权的接收单位开具的调档函件。

(注:原有工作单位委托办理人事档案保管的人员,需补充提供原单位开具的离职证明或同意档案转走证明材料。)

3.办理流程

(1)网上办理:登录广东省流动人员人事档案管理服务信息系统→选择档案转出→选择原档案保管单位(如系统无法选择请联系我办)→上传调档函扫描件→按要求填写申报信息,提交审核(区内转移的,由于区内无法机要,“寄送方式”请选择“单位人事专人自提”,并上传单位出具的“提档介绍信”扫描件)→审核通过后,工作人员整理并密封档案→档案通过机要转递或单位预约提取→接收单位收到档案,将档案转递通知单回执寄回我办。审核不通过→注明不通过原因。

(2)线下办理:取号→提交申请材料→审核通过后,工作人员整理并密封档案→档案通过机要转递或单位预约提取(单位派专人提取档案时需提供单位介绍信及经办人有效身份证件)→接收单位收到档案,将档案转递通知单回执寄回我办。审核不通过→当场告知不通过原因。

4.注意事项

(1)档案转出时,必须提供具有人事档案保管权限的接收单位开具的调档函,调档函件应注明转递方式、机要通信地址、联系电话等信息,方可办理;

(2)我办通过机要通信方式转递档案;如有人事档案管理权的单位人事专人提档,人事专员需提供有关档案管理权限的证明文件、《介绍信》(介绍信需指定专人送档)、工作证办理转档手续。严禁个人自带档案转递;

(3)接收单位收到档案后,应将档案转递通知单回执寄回我办;

(4)线下委托他人办理的,需提供本人签名的委托书、本人及受委托人居民身份证(或社保卡)。

(三)档案材料的收集、鉴别和归档

1.申请条件

人事档案已在我办保管,申请将符合归档规定的材料放入个人人事档案。

2.申请材料

(1)个人办理:存档人员有效身份证件(非本人办理,需提供本人签名的委托书、本人及受委托人身份证(或社保卡));归档范围的档案材料原件。

(2)单位人事专人办理:有人事档案保管权的单位出具《介绍信》(介绍信需指定专人递交档案材料)、工作证;归档范围的档案材料原件。(批量归档时需提供材料清单)

3.办理流程

(1)网上办理:登录广东省流动人员人事档案管理服务信息系统→选择档案材料的收集、鉴别和归档→按要求填写申报信息,并提交审核→审核通过后,申请人按要求寄出归档材料原件→工作人员收集、鉴别存档材料→符合要求的,存档材料归入个人人事档案。审核不通过→注明不通过原因。

(2)线下办理:取号→提交申请材料→审核通过→工作人员收集、鉴别存档材料→符合要求的,存档材料归入档案。不符合要求的,解释相关原因,并将存档材料退回申请人。审核不通过→当场告知不通过原因。

4.注意事项

(1)档案材料应为办理完毕的正式材料,完整齐全、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备;

(2)证书、证件等特殊情况需用复印件存档的,应由材料制作单位注明复印时间并加盖公章;

(3)学历学位材料归档。国内学历学位材料:一般应由学校机要转递。属成人教育类学历等特殊情况下自带的,应密封后加盖学校公章,并提供教育部学信网(https://www.chsi.com.cn)《教育部学历证书电子注册备案表》(有效期内)或《中国高等教育学历认证报告》;国(境)外学历学位材料:提供教育部留学服务中心(http://zwfw.cscse.edu.cn)出具的学历学位认证报告;

(4)职称材料归档。专业技术职称的认定、评审、考试等审批材料;

(5)党员材料归档。正式党员材料(预备党员材料应在转正后归档)应由党组织直接通过机要方式转递,或密封后(党委、总支加盖骑缝章)由所在党组织派专人携带介绍信、经办人有效证件办理;

(6)工作材料归档。国家机关事业单位、国有企业形成材料,应由材料形成单位通过机要方式或派专人转递。非国有企业等单位形成材料一般由本人或单位经办人携带介绍信、经办人有效证件办理;

(7)其他符合《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发〔2009〕12号)归档范围及要求的材料;

(8)线下委托他人办理的,需提供本人签名的委托书、本人及受委托人居民身份证(或社保卡)。

(四)档案查阅

1.申请条件

当人事档案已在我办保管时,因工作需要,符合下列情形之一的,相关单位可申请查阅人事档案。(1)政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等;(2)干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登记备案、退(离)休、社会保险、治丧等;(3)人才引进、培养、评选、推送等;(4)巡视、巡察,选人用人检查、违规选人用人问题查核,组织处理,党纪政务处分,涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等;(5)经具有干部管理权限的党委(党组)、组织人事部门批准的编史修志,撰写大事记、人物传记,举办展览、纪念活动等;(6)日常管理中,熟悉了解干部,研究、发现和解决有关问题等;(7)本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项,可以按照有关规定提请相应的组织人事等部门查阅档案;(8)其他因工作需要查阅的情形。

2.申请材料

查档单位应派两名中共党员前往,持查阅人有效证件和所在单位介绍信(广东省流动人员人事档案管理服务信息系统所下载的查阅函),以及被查阅人的姓名和有效身份证件号。

3.办理流程

(1)网上办理:单位人员登录广东省流动人员人事档案管理服务信息系统→选择单位服务→选择档案查阅→按要求填写申报信息,预约办理时间,提交审核→审核通过后,单位人员按照预约时间到现场查阅档案。审核不通过→注明不通过原因。

(2)线下办理:取号→提交申请材料→审核通过→查阅人在阅档区查阅档案。材料审核不通过→当场告知不通过原因。

4.注意事项

1.凡查阅流动人员人事档案(档案材料),必须严格遵守保密和阅档规定,严禁涂改、抽取、撤换、损毁档案材料。查(借)阅者不能擅自向外泄露档案内容,不能擅自向外复印档案内容;

2.任何人不得查阅本人及其直系亲属的档案。

(五)档案借阅

1.申请条件

人事档案已在我办保管,有人事档案管理权限的单位依据规定申请借阅人事档案。

2.申请材料

有人事档案保管权的单位出具《借档函》、存档人员有效身份证件。

3.办理流程

(1)网上办理:单位人员登录广东省流动人员人事档案管理服务信息系统→选择单位服务→选择档案借阅→按要求填写申报信息,提交审核→审核通过后,档案通过机要转递到借档单位→借档单位在1个月内将档案通过机要转递或单位专人送档至我单位→归还时工作人员核对档案材料无误后入库保存。审核不通过→注明不通过原因。

(2)线下办理:取号→提交申请材料→审核通过→借阅人在《流动人员人事档案借阅登记表》上登记(批量借阅档案时,须提供加盖公章的档案人员名单)→工作人员审核、整理档案,并告知借阅人归还日期→档案借出→借阅单位将档案在1个月内通过机要或单位专人归还我办→工作人员核对档案借阅登记材料,登记入库。审核不通过→当场告知不通过原因。

4.注意事项

(1)档案原则上不予以借阅,确需借阅的,凭有人事档案保管权单位出具的《借档函》经审核后予以借出(借档函主要内容有:借阅原由,借阅时间,借阅单位,借阅人等);

(2)未经批准,不得复制档案材料,查档摘抄或复印的材料应办理登记手续,且不得给无关人员传看,用完后应自行销毁;

(3)档案借阅归还时间不超过1个月。借阅单位归还时严密包封的借阅档案(内附目录清单)通过机要通信方式转递;或单位人事专员提供《介绍信》(介绍信需指定专人送档)、工作证、严密包封的人事档案(档案内需有转递通知单和目录清单)转递。

(六)依据档案记载出具相关证明

1.申请条件

人事档案已在我办保管,申请开具相关证明。

2.证明种类

《存档证明》、《经历证明》、《亲属关系证明》、《无犯罪记录证明》等其它各类证明。

3.证明要求

出具的内容与档案实际记载相关内容一致。

4.申请材料

存档人员身份证或社保卡

5.办理流程

(1)网上办理:登录广东省流动人员人事档案管理服务信息系统→选择依据档案记载出具相关证明→按要求填写申报信息,提交审核→审核通过后,生成证明(选择邮寄方式的,工作人员将证明通过EMS快递到付寄出;选择在线下载的,请在已办业务中下载证明。) 审核不通过→注明不通过原因。

(2)线下办理:取号→提交申请材料→审核通过→开具证明,当场给申请人。审核不通过→当场告知不通过原因。

(七)为相关单位提供政审(考察)服务

1.申请条件

人事档案已在我办保管,申请办理参军、录用(入职)、入党、出国(境)、升学(考研)政审等。

2.申请材料

存档(经办)人员有效身份证件、政审函(函上应注明经办人和被政审人的姓名及身份证号,政审事由)、政审(录用)表格。

3.办理流程

(1)网上办理:单位人员登录广东省流动人员人事档案管理服务信息系统→选择单位服务→选择为相关单位提供政审(考察)服务→上传政审函、政审表格扫描件→填写申办信息→提交审核→系统审核→审核通过→工作人员审查档案→出具政审材料→工作人员通过EMS快递到付寄出政审材料。审核不通过→注明不通过原因。

(2)线下办理:取号→提交办理材料→审核通过→工作人员审查档案出具政审材料。审核不通过→当场告知不通过原因。

五、办理方式

为方便群众办事,实现“零跑动”,自2022年1月起,申请人可登录广东省流动人员人事档案管理服务信息系统办理流动人员人事档案公共服务,办理结果可通过系统自行下载或邮寄到付送达。

省政务服务网申请入口(电脑网页端):

档案接收 在线办理>>

档案转出 在线办理>>

档案材料的收集、鉴别和归档 在线办理>>

依据档案记载出具相关证明 在线办理>>

为相关单位提供政审(考察)服务 在线办理>>

档案查阅 在线办理>>

档案借阅 在线办理>>

由于目前部分在库档案数据正在核查对接中,暂未上线应用,申请人若系统查询不到在库档案信息,可先致电区人才交流办020-84647218查询档案情况后,将业务申请(附上传相关材料)通过电子邮件方式发送至档案管理业务受理邮箱pyrcyw@163.com,个人无需到现场办理。(注:单位档案查(借)阅档案业务实行先网上预约审批后再到现场办理)

六、服务窗口

办理机构:广州市番禺区人才交流管理办公室

办理地点:广州市番禺区市桥街桥兴大道10号番禺人才办公楼一楼人才公共服务区

办公电话:020-84647218     

办公邮箱:pyrcyw@163.com

办公时间:周一至周五 9:00-12:00,14:00-18:00(法定节假日除外)

七、相关网址

广东省流动人员人事档案管理服务信息系统:https://ggfw.gdhrss.gov.cn/rsdabzh/

广东政务服务网:http://www.gdzwfw.gov.cn

番禺人才网:http://www.pyrc.com.cn

微信公众号:gzpyrc (番禺人才)、番禺智合人才服务网络

【模板】接收人事档案缺少材料告知承诺书

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